Распоряжение от 18.12.2012 №44 «Об утверждении порядка работы с электронной почтой в администрации Адыковского сельского муниципального образования Республики Калмыкия»
АДМИНИСТРАЦИЯ АДЫКОВСКОГО СЕЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
359250 Республика Калмыкия Черноземельский район п. Адык тел.88474393134
РАСПОРЯЖЕНИЕ
« 18 » декабря 2012 года № 44 п. Адык
«Об утверждении порядка работы
с электронной почтой в администрации
Адыковского сельского муниципального
образования Республики Калмыкия»
В целях упорядочивания и контроля над электронной почтой в администрации Адыковского сельского муниципального образования Республики Калмыкия:
Утвердить Порядок работы с электронной почтой в администрации Адыковского сельского муниципального образования Республики Калмыкия (Приложение)
Назначить ответственного по электронной почте в аппарате администрации Адыковского сельского муниципального образования Республики Калмыкия ведущего специалиста администрации – Мергульчиеву Байрту Николаевну.
Контроль над исполнением настоящего распоряжения возложить на ведущего специалиста администрации Адыковского СМО РК Мергульчиеву Б.Н.
Глава администрации Адыковского
сельского муниципального образования
Республики Калмыкия: П.Онгулданов
приложение
к Распоряжению Главы администрации
Адыковского СМО РК
от 18.12.2012 г № 44
Порядок работы с электронной
почтой в администрации Адыковского сельского муниципального
образования Республики Калмыкия
I.Общие положения.
1. Настоящий порядок определяет порядок ведения открытой служебной переписки в администрации Адыковского сельского муниципального образования Республики Калмыкия (далее - администрации) по электронной почте
2. По электронной почте производится направление в органы местного самоуправления и их подразделения, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и субъекта Федерации, а также в другие организации:
–планов работы администрации;
- методической и справочной информации;
- запросов на представление оперативной информации;
- приглашений на совещания;
- других информационно-справочных документов
3. Допускается рассылка служебных писем администрации, нормативных актов администрации как неофициальных электронных копий с последующим направлением копий на бумажном носителе.
4. Официальным адресом электронной почты администрации Адыковского СМО РК является адрес: smo-adk@mail.ru. Электронная корреспонденция, полученная или отправленная с этого адреса, обрабатывается в администрации Адыковского СМО РК.
5. Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в структурных подразделениях администрации назначается ответственное лицо (по возможности из числа специалистов, отвечающих за делопроизводство).
6. Структурные подразделения, расположенные вне основного здания администрации, должны обеспечить бесперебойное функционирование электронной почты с выходом на связь не реже пяти раз в день в 9:00, 11:00,14:00,16:00,17:45.
7. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет назначенный ответственный за электронную почту.
8. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.
9. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
II. Порядок обработки, передачи и приема документов по электронной почте
10. Передаваемая и принимаемая в адрес администрации Адыковского СМО РК (smo-adk@mail.ru) электронная корреспонденция регистрируется в администрации в соответствии с установленными правилами.
11. Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и предоставляет оригинал вместе с электронной копией документа в виде файла ответственному.
12. Ответственный по электронной почте отправляет документ адресату.
13. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в установленном порядке и вместе с файлами передается адресату.
14. При получении электронного сообщения ответственный по электронной почте:
- распечатывает полученное электронное сообщение в 1 экземпляре, регистрирует в установленном порядке;
- передает документ на бумажной основе на рассмотрение руководителю или, если указано, непосредственно адресату;
- в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом отправителя.
15. Принятые и отправленные электронные сообщения сохраняются в почтовом ящике в соответствующих папках.
16. Порядок регистрации электронной корреспонденции в структурных подразделениях администрации определяется их руководителем.